Manejo de estampillas Pro-Cultura y Pro-Universidad Con irregularidades

P1010352Así lo determinó la Contraloría de Armenia luego de la auditoria modalidad especial vigencia 2012 realizada por el ente de control; 12 hallazgos administrativos, 3 con incidencia fiscal y 5 con incidencia disciplinaria fueron encontrados.

Por: Angélica Bermúdez

En el informe presentado por la Contraloría de Armenia en cabeza de la Doctora Nancy Lorena Castro Sanz se determinó que la gestión del municipio en el área de tesorería en los procesos de emisión, recaudo y custodia de estampilla pro-cultura y pro-universidad del Quindío no cumplen con los principios básicos de la eficacia y efectividad requeridos por la ley.

Se observó un alto nivel de desorden y ausencia de registros que permitan un buen manejo de las especies venales que se manejan allí.

Los hechos

Para la emisión de las estampillas el Municipio de Armenia celebró contrato de prestación de servicios por valor de $ 10.610.000 para la implementación de un sistema de información (Sistema de Administración de Estampillas) el sistema implementado debería encargarse de la generación de este documento por tipo, entidad y valor, además de generar los recibos de caja. Una Ingeniera de Sistemas acompañó el proceso de auditorías con el fin de establecer el adecuado manejo y funcionamiento del software pero luego de revisar el equipo determinó que este había sido formateado y que no existía copia de seguridad (Backups) lo que impedía garantizar que el programa hubiese sido instalado y estuviese en funcionamiento.

Durante las investigaciones el equipo auditor estableció que se presentaron irregularidades en la vigencia 2012 en cuanto al manejo y recaudo de la estampilla pro-cultura y pro-universidad del Quindío, hechos que dieron pie a los 12 hallazgos administrativos y a solicitar dos procesos sancionatorios contra funcionarios de la administración municipal.

Los hallazgos

El equipo auditor y el ente de control pudo establecer que 1.728 especies venales correspondientes a las vigencias 2010, 2011, 2012 por valor de $645.089.566 se encontraban sin ningún control ni custodia; durante la visita realizada el 14 de marzo y el 9 de Abril se evidenció gran cantidad de estampillas en poder de dos funcionarias sin ningún tipo de acta de entrega y las cuales no se encontraban ni inventariadas ni cuantificadas, esto se convirtió en un hallazgo administrativo con  incidencia disciplinaria por no existir cadena de custodia durante la vigencia 2012.

Recaudo

Luego de confrontar los recibos de caja de los meses comprendidos entre mayo y diciembre de 2012 por concepto de estampilla pro-cultura frente a la información en medio magnético entregado por la tesorería municipal, el equipo auditor evidenció diferencias entre los consecutivos de los recibos físicos y los consecutivos hallados en el CD.

Los datos de recaudo entregados por la Tesorería a través del oficio DH-PGF-GT-1457 de Abril de 2013 frente a los datos obtenidos por el Departamento Administrativo de Hacienda, presentan diferencias e inconsistencias por valor de $40.133.448; Con respecto a este tema la tesorería entregó al ente de control una aclaración mes a mes de recibos anulados, a lo que la Contraloría afirmó que al momento de ser revisados durante la auditoria estos no se encontraban anulados por lo que decidió dejar en firme el hallazgo Administrativo.

Estampilla Pro-Universidad del Quindío

La Contraloría encontró que en algunos contratos suscritos por el Municipio de Armenia y Empresas Publicas de Armenia, no se aplicaron las disposiciones en materia de recaudo; para tal fin el ente de control visitó la oficina de contabilidad y Financiamiento de la EPA con el fin de verificar si en dichos contratos se había efectuado descuento por concepto de estampilla Pro-Universidad el Quindío,  pero en el proceso un profesional universitario de la entidad y la Jefe de Financiamiento impidieron que el equipo auditor accediera oportunamente a la información; Teniendo en cuenta este procedimiento de obstaculización, los funcionarios encargados de realizar la auditoria solicitaron proceso sancionatorio administrativo por incumplimiento a lo dispuesto en la resolución 047 de 2012 y la Ley 42 de 1993.

En este orden de ideas y luego de los hallazgos registrados durante la auditoria especial realizada, se planteó a la Administración Municipal que se adoptaran medidas para corregir la situación actual de vulnerabilidad generada a causa de carencia de procesos claros.

Author: Eje Noticias Periódico

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